Case Study – Bài Học Điển Hình Chuyển Đổi Số Lĩnh Vực Bán Lẻ Với Board Game Việt Nam

Với một doanh nghiệp bán lẻ truyền thống kết hợp cùng thương mại điện tử, bên cạnh đó là các bài toán về kho vận và đối tác, việc tổ chức quản lý quy trình liên bộ phận là vô cùng quan trọng. Lark Suite đã giúp Board Game Việt Nam – doanh nghiệp hàng đầu về sản phẩm Đồ chơi Sáng tạo khởi động tiến trình Chuyển Đổi Số của mình một cách hiệu quả.

Thông tin doanh nghiệp

Được thành lập vào năm 2014, Board Game là doanh nghiệp hàng đầu tại Việt Nam trong lĩnh vực sản xuất và phân phối các sản phẩm Đồ Chơi Sáng Tạo. Sản phẩm của Board Game Việt Nam hiện diện trong đa số các Nhà sách lớn trên toàn quốc.

Ngành: Bán lẻ & TMĐT Quy mô doanh nghiệp: 50+ Địa điểm: Việt Nam

Bối cảnh & Insight

“Việc ứng dụng các sản phẩm công nghệ trong quản trị doanh nghiệp đã được Board Game chú trọng từ lâu, song rào cản lớn nhất là sự thiếu liền mạch và đồng bộ giữa các ứng dụng khiến các nhân viên, quản lý mất rất nhiều thời gian để đồng bộ và cập nhật tình hình doanh nghiệp” – chia sẻ của Ông Tùng Trần, CEO Board Game Việt Nam.

Khác với các doanh nghiệp bán lẻ và phân phối đồ chơi truyền thống, Board Game Việt Nam chuyên các dòng hàng nhập khẩu chất lượng cao và kết hợp với sản xuất trực tiếp. Đây là một thách thức với đội ngũ quản lý trong việc nhập khẩu và phân phối toàn quốc, quản lý dòng hàng tại các kho và song song với đó là quản lý các dự án phát triển các dòng Game mới.

Bên cạnh đó, đội ngũ của Board Game Việt Nam cũng gặp khó khăn khi chuẩn hóa quy trình thông qua các phần mềm quản trị nội bộ với rất nhiều kênh thông báo độc lập, dẫn đến năng suất làm việc bị giảm sút và tốn nguồn lực của doanh nghiệp.

“Mặc dù ban lãnh đạo đã có ý thức áp dụng một số giải pháp chuyển đổi số song vì các tính năng “đóng”, không liên kết ra bên ngoài của các nhà cung cấp giải pháp, vì thế việc đồng bộ dữ liệu qua lại giữa các hệ thống gặp rất nhiều khó khăn.” – Cấp quản lý của Board Game viết trong báo cáo chung hàng năm.

Giải pháp tổng quan

BƯỚC 1

Nắm bắt được các vấn đề của Board Game Việt Nam, Rikkei Digital trong 2 tuần nghiên cứu chuyên sâu và trực tiếp khảo sát các nghiệp vụ của doanh nghiệp đã đề ra lộ trình chuyển đổi số cụ thể, phân hóa thành 3 giai đoạn chính:

Giai đoạn	Nhiệm vụ trọng tâm	Kết quả cần đạt
Giai đoạn 1: Giao tiếp tập trung	Thống nhất kênh Giao tiếp của Doanh nghiệp trên 1 kênh duy nhất Thống kê và đồng bộ các Văn bản của doanh nghiệp từ Googe Drive sang Lark Docs, Lark Sheet Xây dựng được hệ thống văn bản hướng dẫn, onboarding cho các thành viên làm quen quy trình vận hành mới	100% Thành viên của doanh nghiệp sử dụng Lark Messenger & Lark Mail để giao tiếp Tạo các Template trong Lark Docs phù hợp với các văn bản thường quy hiện đang dùng của doanh nghiệp Ứng dụng Lark Wiki để chuẩn hóa các tài liệu của từng phòng ban và các dự án cũng như tri thức chung của doanh nghiệp
Giai đoạn 2: Nghiệp vụ Vận hành	Quy trình hóa được các nghiệp vụ vận hành của các phòng ban trọng tâm Xây dựng được quy trình về quản lý nhân sự và quản lý kho bãi cơ bản Xây dựng được quy trình phê duyệt giữa các cấp trong nội bộ & đối tác	Áp dụng Lark Approval cho các quy trình xét duyệt cơ bản giữa các bộ phận Áp dụng thành công Attendences và Lark Flows để xây dựng quy trình HRM & Logistics Áp dụng được Bitable (Lark Base) để lưu trữ & đồng bộ dữ liệu theo từng phòng ban
Giai đoạn 3: Nghiệp vụ Quản trị	Thống kê dữ liệu tự động theo các logics nâng cao & có kế hoạch cụ thể Tự động hóa phê duyệt theo quy trình & có hệ thống cảnh báo theo điều kiện Bắt đầu nghiên cứu & phân tích triển khai OKR cho doanh nghiệp	Template hóa các biểu mẫu Approval & Docs Sử dụng Bot Automation của Lark Base để thiết lập được các kịch bản báo cáo, cảnh báo và thống kê theo yêu cầu của từng phòng ban Xây dựng các bộ chỉ số phục vụ OKR

BƯỚC 2

Do đặc thù doanh nghiệp đã và đang sử dụng các hệ thống trước đây để phục vụ bài toán thương mại điện tử và kho bãi nên cần đồng bộ dữ liệu từ các hệ thống cũ sang Lark Suite.

Rikkei Digital đã nghiên cứu & thiết kế riêng các Mini App để xử lý vấn đề đồng bộ Cơ sở dữ liệu (real-time) và đảm bảo tính logic giữa 2 nền tảng. Hệ thống Mini App đồng bộ từ một số ứng dụng khác như: Nhanh.vn, Telegram, Google Drive, AI Design … sang các tính năng tương ứng của Lark Suite.

Mỗi Mini App sẽ xử lý 01 tác vụ đặc thù riêng cho từng nghiệp vụ như: đồng bộ tin nhắn, đồng bộ dữ liệu lưu trữ, thông báo đơn hàng, thông báo sản phẩm xuất/nhập kho,… Các ứng dụng này đều thông qua hệ thống API/Webhook của Lark Suite và bên thứ 3.

BƯỚC 3

Với các tính năng và nghiệp vụ chuyên sâu của từng phòng ban, Rikkei Digital đã tổ chức các buổi đào tạo chuyên sâu cho doanh nghiệp nói chung và từng nhân sự phụ trách đặc biệt của Board Game Việt Nam để triển khai đồng bộ cho toàn doanh nghiệp

Theo đó, Board Game Việt Nam đã giải quyết được những bài toán nghiệp vụ lớn như:

Bộ phận Quản lý vận đơn sử dụng Lark Approval để tạo quy trình phê duyệt xuất Kho, Thông báo tự động cho Kế toán
Bộ phận Kho và cấp Quản lý sử dụng Chế độ View Calendar của Base để xem được tổng quan xuất/nhập hàng trong tháng
Bộ phận Marketing sử dụng Chế độ View Calendar của Base để xem được kế hoạch nội dung truyền thông
Bộ phận Nhân sự sử dụng Lark Attendences để quản lý chấm công của nhân viên thị trường